Si avvia il processo che nel giro di un anno e mezzo porterà l’amministrazione pubblica alla gestione documentale informatizzata.
Una piccola/grande rivoluzione culturale e procedurale che si tradurrà in un notevole risparmio di tempo, di spazi e materiali.
Con la promulgazione del Decreto Delegato 8 luglio 2013 n.81 la Repubblica di San Marino dà il via ad una delle fasi più importanti della riforma strutturale della Pubblica Amministrazione, il passaggio della gestione documentale dal cartaceo all’elettronico.
Un cambiamento che sembra solo di pratica archivistica, ma che in realtà modifica profondamente il modo di percepire le nuove tecnologie, che vengono finalmente integrate nella produzione, catalogazione e conservazione dei documenti e nella loro validazione a fini giuridici.
Per dirla in breve, la P.A. ora si fida dei sistemi tecnologici digitali e gli affida la sua autorevolezza e la sua responsabilità riguardo le procedure e le certificazioni prodotte.
Il progetto “sistema di gestione dei flussi documentali e protocollo informatico”, avviato nella scorsa legislatura, fa parte del pacchetto di interventi per il miglioramento dell’attività amministrativa della Segreteria di Stato per gli Affari Interni adottato con delibera congressuale del 7 febbraio 2013.
“Si tratta – spiega il Segretario di Stato Gian Carlo Venturini – di una serie di piani volti a semplificare l’attività amministrativa col duplice obiettivo di renderla maggiormente efficace da un lato per rispondere alle esigenze degli utenti, che siano privati cittadini, imprese o anche interlocutori esteri, nell’ottica di sviluppo che il Governo persegue, mentre dall’altro, al suo interno, mira a una gestione basata su criteri di economicità e ottimizzazione organizzativa e delle risorse che vede nell’informatizzazione della PA e nell’erogazione di servizi dell’Amministrazione on line un presupposto fondamentale. Questa è l’amministrazione che stiamo disegnando”.
Per la Pubblica Amministrazione, il passaggio completo al protocollo informatico unico, inizierà il 1° gennaio 2014 mentre il passaggio completo al sistema di gestione documentale digitale dovrà concludersi entro il 31 dicembre dello stesso anno.
Per gli Enti del Settore Pubblico Allargato i suddetti termini sono posticipati di sei mesi.
Nell’ottica della promozione del processo di innovazione tecnologica della PA la competente Commissione Tecnica nella seduta odierna ha esaminato e definito le linee guida di un documento programmatico pluriennale, che sarà sottoposto al Congresso di Stato, relativo all’offerta di servizi amministrativi tramite il web; tale documento definisce i principali interventi da attuarsi per consentire la gestione di procedimenti amministrativi in maniera informatizzata con un preciso cronoprogramma da attuarsi parallelamente al progetto di gestione documentale digitale.
Il documento programmatico affronta, in chiave unitaria e sistematica, le azioni da porre in essere nel corrente e nel prossimo anno nelle Unità Organizzative e nei Dipartimenti della Pubblica Amministrazione per consentire in molteplici servizi erogati dalla PA – fra i quali i primi saranno quelli di competenza dell’Ufficio del Lavoro, dell’Ufficio Industria, Artigianato e Commercio, dell’UOGA, dell’Ufficio Urbanistica e dell’Ufficio Tecnico del Catasto, i servizi di pagamento di somme in favore dell’Ecc.ma Camera, che si aggiungeranno a quello già esistente dell’Ufficio Tributario – la migliore accessibilità ai dati dei vari uffici e servizi internamente all’Amministrazione nonché il superamento dell’esigenza di recarsi presso “sportelli fisici” per l’espletamento delle pratiche amministrative attraverso la presentazione di istanze e domande a “sportelli virtuali” attivati nell’ambito di un unico Portale dei Servizi in cui l’utente, persona fisica o giuridica, potrà identificarsi ed accedere con un sistema identificativo all’Amministrazione virtuale.